עד לפני מספר שנים, טפסי 101 מולאו אך ורק באופן ידני והיוו חלק בלתי נפרד מערימות הניירת והתיקיות שאופסנו בארכיוני חברות וארגונים. יחד עם זאת, במקביל למעבר ההדרגתי לניהול עסקים ללא ניירת, גם רשויות המס והאוצר התגייסו למשימה ומאפשרות בשנים האחרונות להגיש טופס מקוון 101. זאת בנוסף לשורה ארוכה של מסמכים דיגיטליים נוספים שניתן להגיש לרשויות אונליין, ושניתן לנהלם באמצעות מערכות ייעודיות היושבות בענן.
כמה מילים על טופס 101
טופס 101 הינו טופס חובה למילוי על ידי עובדים בשני מועדים עיקריים. מועד ראשון הוא בתחילת העבודה במקום תעסוקה חדש (אחרי קבלת משכורת ראשונה או שבוע לאחר תחילת התעסוקה), ומועד שני הוא ה- 1.1 של כל שנה. מדובר בטופס שאת חלקו ממלא המעסיק אך בעיקר העובד, ולאחר מכן הוא מוגש באופן מקוון לרשות המיסים על ידי המעסיק. על פי הטופס יודעת רשות המיסים להתחשב בקריטריונים שונים בחישוב המשכורת של העובד, למשל תיאום מס אם יש לו הכנסה נוספת, זיכוי מס שהינו הקטנה חבות המס מתוך שכרו, ועד לפטור מלא. כל זאת בהתאם לזכאויות שונות הנובעות מפרטי העובד, למשל מקום מגורים באזור עדיפות לאומית, נכויות שלו או של בני משפחתו, מספר ילדיו עד גיל 18, וכן הלאה.
אז מהו טופס מקוון 101
טופס מקוון 101 (101 דיגיטלי) כשמו כן הוא – אותו הטופס המוכר, רק שאינו מגיע בצורה פיזית כניירת למילוי ידני, אלא כטופס דיגיטלי שאת פרטיו ממלאים באמצעות מחשב או מכשיר נייד. את הטופס שולח המעסיק אל העובד לפני כל תחילת שנה, או בעת תהליך הקליטה שלו בעסק, ואילו העובד ממלא וחותם עליו באופן דיגיטלי, והטופס עובר מיידית לארכיון הארגון. אין ספק שלדרך התנהלות כזו יש יתרונות ברורים, ובהם חיסכון בהוצאות על ניירת, הקטנה למינימום של טעויות אנוש, חיסכון במקום אחסון ותיקיות, הקטנת שעות העבודה הנדרשות לטיפול בטפסים (סריקות, צילומים, הדפסות, תיוק ושליפה), וזאת לצד תרומה לאיכות הסביבה והגברת שביעות הרצון של העובדים.
יתר על כן, טופס מקוון 101 הוא רק אחד מיני טפסים שבהם מטפלת מערכת הארגון, כגון מערכת לניהול משאבי אנוש, מערכת קליטת עובדים, ומערכת לניהול תיקי עובדים. כך למשל, מערכת ניהול תיקי עובדים מקלה מאוד על הנושא עבור אנשי משאבי האנוש, המנהלים והעובדים בארגון. זוהי מערכת נגישה מכל מחשב או טלפון סלולרי אשר הנתונים שלה שמורים בענן, וזאת תוך הקפדה רבה על גישה ממודרת לנתונים ואבטחת מידע גבוהה מאוד.
בין היתר, תיק העובד מאפשר לעדכן ולצפות בפרטים אישיים, נתוני העסק, הדרכות והכשות, תמונות של העובדים וכדומה. המערכת גם מאפשרת לצפות בטפסי 101 דיגיטליים ולעדכן אותם בעת הצורך – למשל אם מצבו האישי-משפחתי של העובד השתנה (לידת ילד, נישואין), אם עבר למקום מגורים חדש, אם החל לעבוד במקום תעסוקה נוסף וכן הלאה. באותו האופן, תיק העובד האינטרנטי מאפשר לנהל טופסי 106, נתוני הלוואות, נתוני שכר, נתוני נוכחות והיעדרות, ניצול זכויות כמו ימי מחלה וחופשה, לנהל מסמכים כולל אלו הנדרשים לטופס מקוון 101 (צילום ת.ז, פרטי חשבון בנק), לתזכר אוטומטית עובדים על הצורך למלא טופס 101 וטפסים אחרים לקראת סוף השנה, ועוד.