בשנים האחרונות קיימת מגמה ברורה של מעבר לעבודה עם טפסים דיגיטליים על ידי עסקים, חברות וארגונים מכל המגזרים ומכל סדרי הגודל. אכן, לאחר שהתבררו היתרונות המובהקים של הוצאות חשבוניות וקבלות און ליין, נסללה הדרך למעבר יחסית מהיר אל טפסים דיגיטליים מסוגים רבים –החל בטפסי ביטוח והשכרת רכבים, דרך טפסי הלוואות, ועד לטפסים הקשורים למשכורות, גיוס עובדים ולמעשה בכל תחום רלוונטי עבור העסק.
אין ספק כי המעבר ממילוי ידני של מסמכים אל הטפסים הדיגיטליים הינו צעד מתבקש בעידן הטכנולוגי. אין זו רק שאלה של תדמית של עסק או חברה המתקדמים עם הזמן, אלא ביתרונות חשובים ומובהקים הנוגעים למשל לחיסכון בזמן ובהוצאות, הקטנת טעויות ומניעת אובדן מידע, שיפור השירות ללקוחות, תרומה לשמירה על איכות הסביבה, ועוד הרשימה ארוכה. בשורות הבאות נסקור מספר יתרונות חשובים של טפסים דיגיטליים, ומי שרוצה להכיר אותם מוזמן להמשיך ולקרוא.
אז למה להיעזר בטפסים דיגיטליים?
אם כן, עבודה עם טפסים דיגיטליים צופנת בחובה לא מעט יתרונות, אז בואו נתחיל. קודם כל חשוב לדעת שאת הטפסים ניתן להתאים באופן מדויק לצרכי העסק או הארגון עם מערכות בענן המאפשרות ליצור ולבצע שינויים בטפסים בהתאם לצרכים המשתנים, למשל להוסיף ולשנות שדות, להוסיף קבצים וכפתורים וכן הלאה.
יתרון משמעותי ביותר הוא הקטנת הזמן בו מתעסקים העובדים במילוי טפסים, פעולה שלא פעם חוזרת על עצמה מספר פעמים ביום ואינה דורשת בקיאות מיוחדת. כך למשל, עובדים עשויים להעביר שעות יקרות במילוי דוחות שיחה, ברישום פרטים של לקוחות ובהעברה של טפסים הלאה אל הגורם הבא שמטפל בהם. לעומת זאת, טופס דיגיטלי לא מצריך פגישה או אפילו שיחה עם הלקוח רק בשביל למלא את הפרטים. ניתן להעביר את הטופס אל כל אדם (מועמד לעבודה בארגון, לקוח וכן הלאה) באמצעות ה-SMS, הדואר האלקטרוני או פלטפורמות דיגיטליות אחרות, ומכאן הוא כבר ימלא את הטופס בעצמו. כל זה קורה באופן מיידי ואילו הנמען יכול למלא ולחתום בכל עת על הטופס.
לדרך עבודה זו יש כמה השלכות חשובות. ראשית, נחסך הרבה זמן עבודה על התעסקות במילוי טפסים, מה שמפנה את העובדים בחברה לפעולות אחרות ומגביר את הפריון ו/אומצמצם היקפי משרות. כמו כן, הקטנת ההסתמכות על מילוי ידני של טפסים מקטינה באופן מהותי את שיעור טעויות הרישום וההקלדה, מה שחוסך כמובן בתקלות ובטרדות, כמו גם בזמן יקר ערך. בנוסף, במידה ומדובר בטפסים המיועדים ללקוחות הרי שמהירות התגובה והאפשרות למלא את הטופס בכל עת ומכל מקום, משמעה שיפור השירות ללקוח והגדלת שביעות הרצון שלו.
יתרה מכך, ניהול טפסים דיגיטליים בענן מעניק פתרון משמעותי לבעיות של אובדן מידע, כגון טפסים ידניים שאינם מתויקים היטב, שנזרקו לאשפה בטעות וכדומה. מערכות הענן גם חוסכות מקום נכבד שנדרש לצורך שמירת מסמכי נייר למיניהם, על כל המשתמע מכך מבחינת פינוי מרחב עבודה. ובנוסף, המערכות השונות של טפסים דיגיטליים מציעות שורה ארוכה של כלים נוחים, המאפשרים גישה מהירה לכל גורם רלוונטי בארגון, ביצוע פעולות נדרשות תוך עדכון אוטומטי לכל המשתמשים, שיתוף קבצים יעיל וכן הלאה. המשמעות היא שיפור משמעותי מבחינת ניהול ושליטה במידה, בתקשורת ובהתנהלות הפנים והחוץ ארגונית.