מה זה טופס 101 מקוון ובמה הוא תורם לעסק

את טופס 101 אתם בוודאי מכירים היטב. זהו הטופס שאותו ממלא העובד בעת הקליטה למקום התעסוקה ולאחר מכן מדי שנה או כשמתרחשים בחייו שינויים המשפיעים על תחשיבי מס ההכנסה שלו. מה שאולי אתם לא יודעים הוא שאת אותו טופס מוכר אפשר לשלוח, למלא ולחתום עליו בצורה מקוונת לגמרי וללא צורך בנייר. אז בשורות הבאות נסביר מה זה טופס 101 מקוון ובמה הוא תורם לעסק.

שינויים בגישת רשות המיסים

אנו מניחים שאתם כבר יודעים מזמן שאפשר להוציא חשבוניות וקבלות בצורה מקוונת. אכן, המדינה בכלל ורשות המיסים בפרט עשו מהלכים על מנת להתאים את עצמן להתפתחויות הטכנולוגיות, אשר מייעלות הליכים עבור הרשויות ועבור עסקים, ובסופו של דבר תורמות למשק. לפיכך, רשות המיסים פועלת בשני העשורים האחרונים להתאמה ולהגדרה של הטפסים המתקבלים אצלה באופן מקוון. הדרישה אומרת כי טופס 101 וכן טפסים נוספים המוגשים לרשות המיסים צריכים לעמוד בהגדרות של חתימה דיגיטלית מאובטחת.

ומה המשמעות הטכנית של זה? קודם כל המשמעות היא שטופס 101 כבר לא חייב להיות על ניירת פיזית. מערכת איזידוק מעבירה אותו עבורכם לכדי טופס מקוון בתוך שניות ספורות. כעת הוא נשלח למילוי על ידי העובד, כאשר המערכת שלנו גם יודעת להתריע מתי צריך לשלוח טופס 101 אליו ואף לשלוח אוטומטית לפי ההגדרות שלכם. היא גם יוצרת עבורו את השדות ומעבירה אותו שלב אחרי שלב למילוי נכון ונטול טעויות. לבסוף הוא פשוט חותם עם העכבר במחשב או עם האצבע בטלפון הנייד, והטופס המלא נכנס מייד לתיק האישי שלו. מכאן והלאה יכולים לראות אותו או לבצע בו שינויים רק גורמים בעלי הרשאה, והוא מסונכרן מולם – אנשי מחלקת משאבי האנוש, רואה החשבון, חשב השכר וכן הלאה.

ומבחינת הדרישה של רשות המיסים, המערכת שלנו מוסיפה אוטומטית ובלי שום התעסקות מצדכם או מצד העובד, הצפנה מתמטית העומדת בתקנות הנדרשות. וזהו, המסמך מקובל על ידי רשות המיסים וניתן להשתמש בו לצורך תחשיבי המס.

ומה זה נותן לעסק?

טופס 101 דיגיטלי הוא רק אחד מיני טפסים רבים המצויים בתיק העובד שעימם ניתן לעבוד אונליין וללא ניירת. אבל הוא מהווה דוגמא מצוינת ליתרונות, הכוללים למשל חיסכון בהוצאות על ניירת וציוד משרדי – החל במדפסות, טונרים ועד לארוניות ותיקיות, חיסכון בשטח משרדי לאפסון, חיסכון בטרחה ובשעות עבודה עבור אנשי מחלקת משאבי האנוש ועבור העובדים עצמם. כמו כן, העבודה עם איזידוק מקטינה משמעותית טעויות אנוש כגון מילוי שגוי של פרטים, אי מילוי טפסים בזמן, אובדן מסמכים, תיוקים לא נכונים וכדומה, ומגבירה את רמת האבטחה של מידע רגיש המצוי בתיקי העובדים. היא גם תורמת לסנכרון מצוין בין כל הגורמים הרלוונטיים בעסק, מגבירה את שביעות הרצון, ואם לא די בכך – המעבר אל טופס 101 דיגיטלי גם תורם לאיכות הסביבה.