התהליך השנתי של חלוקת טפסי 101 באופן ידני לעובדים, איסוף הטפסים, תזכורות לעובדים שלא החזירו טפסים והזנת הנתונים למערכת הינו תהליך ארוך ומסורבל הגוזל זמן יקר מאנשי השכר ומשאבי האנוש בארגון.
חילן מציעה לארגונים פתרון אינטרנטי למילוי טופס 101 על ידי העובדים שיחליף את התהליך הידני הקיים כיום ומאושר על ידי מס הכנסה. התהליך משלב את הפצת הטופס לעובדים באינטרנט, מילוי ממוחשב של הטופס בממשק ידידותי ופשוט כולל ואלידציות, בקרת חשבי שכר על הטפסים ועדכון הנתונים במערכת השכר בצורה אוטומטית (ללא צורך בהקלדתם). בפתרון שילבה חילן את טכנולוגיית החתימה האלקטרונית אשר מהווה גורם מאשר מבחינת חיתום מסמכים.
יתרונות השימוש בטופס 101 דיגיטלי:
- חסכון בזמן - מערכת השכר מאפשרת העברת טופס העובד, ישירות למערכת השכר (לאחר אישורו) חוסכת חודשי עבודה ומצמצמת הקלדות ידניות (המונעות טעויות הקלדה בצד השכר).
- בקרת טעויות - מערכת השכר חוסמת את העובד מלבצע פעולות או לסמן סימונים שאינם תואמים את הנחיות מס הכנסה. בקרה זו מצמצמת משמעותית את צורך העובד להיעזר בגורם ארגוני במילוי הטופס, ומונעת שליחת טפסים שאינם תקינים מבחינה לוגית.
- תהליך מילוי הטופס נגיש פשוט וידידותי למשתמש - מבוסס על אשף "Step By Step", המערכת חוסכת זמן ומשאבים רבים בהשוואה לתהליך הידני
- שלמות הנתונים - המערכת מוודאת את שלמות הנתונים בעת הזנתם בתהליך המילוי, ומונעת מהעובד אי מילוי חלקים מסוימים.
- בקרת טפסים – באמצעות מערכת השכר על ידי חשבי השכר, המציפה בפניהם את השינויים שבוצעו על ידי העובד. בקרה זו פוטרת את החשב מהצורך לזכור פרטים חסרים אשר לא מולאו כראוי והנדרשים להשלמת הטופס בהתאם לחוק.
- התרעות - המערכת מפיצה את בקשת מילוי הטופס, ומתריעה לעובד למלא את הטופס על ידי דוא"ל והתרעות בתוך המערכת.
- פתרון אקולוגי - מערכת השכר מאפשרת לבטל את הדפסת הטפסים וחלוקתם באופן אישי, על ידי שמירה כקבצים סרוקים במערכת.