טפסים דיגיטליים

מה נותנת לכם מערכת טפסים מקוונים

מערכת טפסים מקוונים הינה מערכת היושבת בענן ו/או על שרתי הארגון, המעבירה את ההתנהלות מהיד אל הדיגיטציה. מערכת כזו מעניקה לחברה או לארגון המשתמשים בה יתרונות רבים, ביניהם חיסכון בהוצאות על ניירות ובכוח אדם, חיסכון בשעות עבודה והגברת פריון העובדים, הגברת שביעות הרצון של לקוחות, שיפור התדמית של העסק, שליטה מלאה במידע והקטנת טעויות אנוש, תרומה לאיכות הסביבה, ועוד.

יחד עם זאת, תחת הכותרת של "מערכת טפסים מקוונת" יש עולם ומלואו של אפשרויות המתאימות לצרכים שונים. כך למשל, ישנן מערכות המיועדות יותר לניהול משאבי האנוש בארגון, מערכות לניהול קליטת עובדים, מערכות ייעודיות לרשויות מקומיות ולבתי ספר, מערכות לניהול תקשורת עם לקוחות, וכן הלאה, כאשר את המערכת ואת הטפסים עצמם ניתן להתאים באופן גמיש לצרכים המשתנים של הארגון.

פתרונות מגוונים לארגונים ויעדים שונים

אילו כלים מעניקה מערכת טפסים מקוונים? התשובה משתנה ממערכת למערכת. בואו ניקח לדוגמא מערכת המיועדת לארגונים בינוניים וגדולים המיועדת להפקה של טפסים דיגיטליים, טפסים מקוונים, טפסים אינטראקטיביים וחתימות דיגיטליות על מסמכים. הטפסים האינטראקטיביים של מערכת כזו הם בעלי נגישות גבוהה מאוד, מה שמעלה את הנטייה להיענות למילוי הטפסים על ידי הציבור בכללותו, ובפרט אנשים עם מוגבלויות. כמו כן, באמצעותה ניתן לבנות טפסים חכמים המותאמים אישית ללקוחות ועשויים להכיל מידע אישי מגוון. הנתונים המתקבלים בזכות מערכת טפסים מקוונים שכזו הינם זמינים מאוד לכל בעלי התפקידים הרלוונטיים בארגון, וניתנים לשיתוף, לטיפול מיידי ולשינויים בזמן אמת.

במידה ושולחים טפסים כאלו ללקוחות קיים יתרון משמעותי עקב הגעתם הישירה ב- SMS או בדוא"ל, כך שהלקוח אינו צריך לחפשם בפלטפורמות כאלו ואחרות. הם גם משפרים באופן מהותי את אבטחת המידע והשמירה על פרטיות, מקטינים את שיעור הטעויות והתיקונים הנדרשים, ומאפשרים לחתום דיגיטלית באופן מקוון בקלות ובמהירות על גבי כל סוג של מסמך.

עוד דוגמא של מערכת טפסים מקוונים

כאמור, מערכת טפסים מקוונים יכולה להגיע בתצורות שונות המיועדות לשלל מטרות. לדוגמא, ישנן מערכות בתחום משאבי האנוש המיועדות עבור ניהול תיקי עובדים. שוב, מדובר במערכות בענן עם אבטחת מידע גבוהה ביותר, שהינן נגישות ופשוטות לניהול תיקי עובדים על ידי אנשי משאבי האנוש והעובדים עצמם. הן זמינות גם ממחשב וגם מכשירים ניידים המחוברים לרשת, כאשר ניתן למשל לצפות בפרטים אישיים של עובדים ולעדכן אותם, ולראות את כל הקשור בנתוני ההעסקה כגון הערכות, הכשרות, הדרכות, פעילויות רווחה וכן הלאה.

כמו כן, במערכת כזו אפשר לצפות בתלושי השכר ונתוניהם, בטפסי 101 ו- 106, וניתן לעדכן נתוני נוכחות, היעדרויות, ניצול זכויות עובד והיתרות, ועוד. בכל עת גם ניתן לצרף קבצים ומסמכים סרוקים לתיק העובד ולקשרם לתהליכים במערכת משאבי האנוש, וניתן לשלוח התראות רלוונטיות למנהלים או לעובדים עצמם. אכן, עבור המנהל מספקת מערכת כזו מידע חשוב ביותר לקבלת החלטות לגבי העובד, למשל כל הקשור לעבודתו מהבית, חיסורים, ניצול ימי חופשה ושעות מחלה וכיוצא בזאת.

אלו היו רק שתי דוגמאות מיני רבות אחרות של מערכת טפסים מקוונים, אותה יש לבחור באופן מושכל בהתאם לצרכי הארגון. לפרטים נוספים בנושא הנכם מוזמנים לפנות אלינו, צרו קשר.